Quản lý và vận hành giải cầu lông

Đăng bởi: Quản trị viên | 11/06/2024 | 1,735 lượt xem

Hàng tuần vẫn đang diễn ra rất nhiều giải cầu lông phong trào trên toàn quốc, với các quy mô giải và các thể thức thi đấu khác nhau. Tuy nhiên, nhiều bước quản lý và vận hành giải vẫn đang được xử lý thủ công, mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí và đôi khi không chính xác. Với Caulong.info, việc tổ chức giải sẽ chuyên nghiệp, đơn giản và tối ưu hơn rất nhiều, đồng thời cũng mang đến trải nghiệm tốt cho các VĐV tham gia. Cùng tìm hiểu xem cách thức vận hành của công cụ này nhé.

Giải đấu tham khảo

So sánh các hình thức vận hành giải

Các công việc	Truyền thống	CauLong.info
Đăng thông tin giải	Thông tin giải đăng trên Facebook, Zalo... Mỗi khi có thay đổi sẽ cần đăng lại nhiều bài trên nhiều nền tảng, VĐV cũng khó theo dõi và không biết đâu là thông tin chuẩn cuối cùng	Toàn bộ thông tin giải đều được đăng tải trên 1 đường dẫn duy nhất, và luôn là cập nhật mới nhất từ BTC
Tiếp nhận đăng ký	Tiếp nhận qua tin nhắn zalo, messenger... sau đó tổng hợp danh sách ra file, có thể thiết sót hoặc nhầm, mất nhiều thời gian. Một cách khác là đăng link google form, tuy nhiên cũng cần đăng trên nhiều nơi để mọi người biết tới và click vào, link đăng ký và thông tin giải cũng như điều lệ không xem cùng một nơi được	VĐV tự đăng ký tham dự chỉ với 2 thao tác đơn giản (chọn nội dung và gửi đăng ký), BTC cũng có thể tự nhập danh sách cho các VĐV
Tổng hợp danh sách và quản lý lệ phí	Danh sách được tổng hợp từ nhiều nguồn, với nhiều form khác nhau gây mất thời gian, việc quản lý danh sách theo các nội dung trên file và lệ phí của các VĐV cũng gặp nhiều bất tiện	Hệ thống tự động tổng hợp theo nội dung đăng ký, và quản lý việc đóng lệ phí trực quan rõ ràng.
Bốc thăm & Sắp xếp bảng	Tổ chức buổi bốc thăm và cần sự chứng kiến để kết quả minh bạch	Bấm nút để hệ thống tự động sắp xếp ngẫu nhiên, theo 1 số tiêu chí cài đặt sẵn
Lên lịch trình các trận đấu, và thời gian dự kiến	Công việc này mất rất nhiều thời gian, cần tập trung, cẩn thận, tuy nhiên cũng khó tránh được sự sai sót. Ngoài ra, thời gian dự kiến là cố định từ đầu, trong quá trình giải thường xuyên sẽ có sự biến thiên, có trận kết thúc sớm hoặc muộn hơn dự kiến	Chỉ cần bấm nút để tạo ra toàn bộ các trận đấu của từng nội dung, tự động sắp xếp vào các sân, và lịch trình thời gian dự kiến của từng trận (được cập nhật liên tục giảm chênh lệch dự kiến và thực tế)
Điều phối các sân và trọng tài	Cần 1-2 người liên tục kiểm tra tình trạng trống sân và kết quả các trận đấu để gọi tên các đội tiếp theo vào sân nào. Tốn kém thời gian và chi phí, đặc biệt khi kết thúc bảng sẽ mất nhiều thời gian tính toán điểm để xác định các trận tiếp theo, dẫn đến thời gian trống sân nhiều.	Hệ thống tự động xác định lần lượt các trận nào sẽ thi đấu ở sân nào, và tự động tính điểm xác định đội vào vòng trong
Tổng hợp kết quả	Tiếp nhận kết quả từ trọng tài đưa về, tổng hợp vào file và tính toán điểm, kết quả	Hệ thống tự động tổng hợp kết quả và tính toán điểm

 

1. Tạo giải đấu

Sau khi đăng ký tài khoản, ở trang quản lý tài khoản, bạn có thể tạo một giải đấu cầu lông. Các thông tin cơ bản ban đầu cần có như:
- Tên giải đấu (bắt buộc): tối thiểu 10 ký tự, đường dẫn (url) của giải sẽ được tạo dựa trên tên giải (bỏ dấu và thay các dấu cách bằng đấu "-")
- Số điện thoại (bắt buộc): Số liên lạc của BTC giải
- Địa điểm (bắt buộc): Bạn có thể nhập tên sân cầu để tìm kiếm các sân đã được tạo trên hệ thống, hoặc nhập tên sân mới.
- Các thông tin khác không bắt buộc như: Ngày bắt đầu, số ngày thi đấu, hạn đăng ký, lệ phí, số nội dung mà 1 VĐV được đăng ký...

Trường hợp bạn chỉ tổ chức giải nội bộ và không muốn người bên ngoài có thể xem thông tin giải, bạn cũng có thể cài đặt để giải của mình không hiển thị trên trên danh sách các giải đấu.
Tất cả các thông tin trên bạn đều có thể chỉnh sửa ở trang quản lý giải sau đó.

2. Quản lý các thông tin giải

2.1 Các thông tin cơ bản

Sau khi tạo mới giải đấu, bạn sẽ được chuyển tới trang quản lý giải đấu vừa tạo, cùng với đó là một đường dẫn tới trang chi tiết giải để những người khác có thể vào xem và đăng ký tham dự.
- Duyệt thông tin giải: Bước đầu tiên bạn cần làm là đăng điều lệ giải, và cập nhật các thông tin cần thiết khác để Ban quản trị duyệt thông tin giải (giải có đầy đủ điều lệ và các thông tin sẽ được duyệt để tránh các giải spam, không có thật...)

- Các thông tin giải:

Các thông tin	Mô tả
Tên giải	Như mô tả ở mục trên, tên giải đấu phải có tối thiểu 10 ký tự và sẽ được sử dụng để tạo đường dẫn tới giải.
Ngày bắt đầu và số ngày	Thông tin này được dùng để hiển thị thời gian giải và tính toán tự động lịch đấu các nội dung.
Địa điểm	Bạn nên nhập tên để tìm các sân cầu đã được tạo trên hệ thống và bấm chọn. Vì mỗi sân cầu đã tạo đều đã có thông tin địa chỉ, Google maps... Nếu sân cầu diễn ra giải chưa được tạo trên hệ thống, bạn hãy nhập tên và địa chỉ.
Hạn đăng ký	Các đăng ký tham dự online sau ngày này sẽ bị từ chối tự động
Liên hệ	Số điện thoại của BTC dùng để tiếp nhận liên lạc với các VĐV
Số lượng sân	Tổng số sân sẽ sử dụng cho giải, có thể thay đổi trong quá trình giải diễn ra, VD như khi vào các vòng trong số sân sử dụng sẽ giảm đi. Thông tin này được dùng để sắp xếp lịch đấu tự động dựa trên số sân hiện có.
Lệ phí & mức giảm cho nội dung 2	đơn vị tính là nghìn đồng, VD 150,000đ bạn chỉ cần nhập 150. Nếu vđv đăng ký 2 nội dung được giảm phí còn 250k, thì sẽ nhập mục Giảm phí ND2 là 50
Số nội dung 1 VĐV được tham gia	Khi các vđv đăng ký tham dự, hệ thống sẽ tự động kiểm tra số lượng đăng ký của tài khoản đó, nếu đã đủ số nội dung được tham gia thì sẽ từ chối đăng ký.
Hiển thị	Quản lý việc giải có hiển thị trong danh sách các giải đấu để mọi người có thể vào xem hay không.
Tài khoản ngân hàng	Tài khoản ngân hàng của BTC để nhận lệ phí tham dự. Bao gồm 3 mục: Tên ngân hàng, số tài khoản và tên tài khoản.
Điều lệ giải	Dạng file ảnh sẽ được tải lên, và theo đúng thứ tự các trang của điều lệ. Hoặc có thể tự soạn điều lệ trực tiếp bằng công cụ soạn thảo tích hợp sẵn.

 

2.2 Quản lý danh sách Ban tổ chức (BTC)

- Thêm BTC: Người được thêm vào BTC cần tạo tài khoản trước, sau đó bạn nhập số điện thoại của tài khoản cần thêm để tìm kiếm, chọn vai trò (BTC hoặc Trọng tài) và bấm nút THÊM
+ BTC: có toàn quyền quản lý và điều chỉnh thông tin giải
+ Trọng tài: có quyền cập nhật tỉ số, kết quả các trận đấu
- Xóa BTC: bấm nút dấu X góc trên bên phải mỗi tài khoản BTC để xóa. Chỉ thành viên vài trò BTC mới có quyền xóa.

2.3 Chia nhóm và nội dung thi đấu

Giải có thể chia làm nhiều nhóm theo trình độ hoặc lứa tuổi, hay nhóm nội bộ, nhóm mở rộng... Mỗi nhóm có thể chọn các nội dung thi đấu riêng khác nhau và thể thức thi đấu (chia bảng đấu vòng tròn, loại trực tiếp) cho từng nội dung.

Nhập tên từng nhóm và chọn nội dung, để trống tên và chỉ chọn nội dung thi đấu nếu giải không chia nhóm. Sau đó bấm "Lưu toàn bộ nhóm" để lưu tất cả nhóm và nội dung.

BTC cần xác định rõ các nhóm và nội dung thi đấu trước khi cho các VĐV đăng ký tham dự, tránh trường hợp có sự thay đổi các nội dung sau khi VĐV đã đăng ký. Nếu cần phải thay đổi nội dung và nhóm, BTC kiểm tra danh sách các VĐV đã đăng ký ở các nội dung sắp thay đổi để điều chỉnh phù hợp.

3. Danh sách Đăng ký

- Nhập danh sách: Các VĐV có thể tự đăng ký bằng cách đăng nhập tài khoản của mình và gửi đăng ký trên link của giải. Ngoài ra, BTC cũng có thể tự nhập tên các VĐV tham dự, trường hợp này các VĐV được thêm sẽ không gắn với tài khoản cá nhân của VĐV đó, BTC nên khuyến khích việc VĐV đăng nhập tài khoản và tự đăng ký. Việc này cũng rất tốt cho các VĐV khi có thể xem các thông tin kết quả, lịch trình giải, nhận thông báo liên quan tới giải, có ảnh đại diện trên danh sách thi đấu...

- Quản lý các VĐV đã đăng ký: Khi các VĐV đăng ký, hệ thống sẽ tự động tổng hợp danh sách đăng ký theo các nhóm, và nội dung thi đấu. Ở trang này, BTC có thể quản lý các mục sau:
+ Xóa VĐV/cặp đã đăng ký
+ Chọn hạt giống cho từng nội dung
+ Quản lý việc đóng lệ phí của từng VĐV

4. Danh sách VĐV

Sau khi BTC chốt danh sách, các VĐV có thể xem toàn bộ danh sách và kiểm tra lại các thông tin đăng ký

5. Bảng đấu và kết quả

Sau khi chốt danh sách các VĐV, BTC sẽ tiến hành tạo bảng đấu ngẫu nhiên dựa theo các thông số cài đặt:
- Vòng tròn hay loại trực tiếp
- Nếu thể thức vòng tròn, BTC sẽ cần nhập thêm 2 thông số là Số bảng và Số vòng đấu
+ Hệ thống sẽ tự động sắp xếp ngẫu nhiên các VĐV đã đăng ký vào các bảng theo các tiêu chí được cài đặt. 
BTC vẫn có thể tùy chỉnh các đội vào các bảng cho phù hợp sau đó. Tính minh bạch vẫn sẽ được đảm bảo khi BTC livestream việc bấm nút quay bảng và lưu lại kết quả gửi đến VĐV.
+ Số vòng đấu sẽ được dùng để xác định sau vòng bảng sẽ còn bao nhiêu vòng loại trực tiếp nữa, để từ đó xác định số đội của mỗi bảng được vào vòng tiếp theo.
- Bật hiển thị bảng: để hiển thị bảng đấu cho tất cả mọi người khi xem trên link giải

- Tạo các trận đấu và lịch trình thi đấu trên các sân:
Sau khi bảng đấu được công bố, hệ thống sẽ hiển thị nút "Tạo lịch đấu" để tạo ra danh sách các trận đấu, và sắp xếp lịch trình thời gian, theo từng sân thi đấu.

5. Lịch thi đấu

Sau khi tạo các trận đấu, BTC có thể quản lý lịch và sân thi đấu của từng trận, bằng cách kéo thả các trận vào vị trí mong muốn.

Cập nhật thời gian thi đấu: Nhấn vào icon đồng hồ kèm theo thời gian để nhập thời gian mới. Toàn bộ các trận sau trên sân đó cũng sẽ được cập nhật theo.

Trạng thái trận đấu bao gồm: Chưa diễn ra => chuẩn bị => đang diễn ra => đã kết thúc

Khi chuyển 1 trận sang trạng thái Đang diễn ra:
- Thời gian bắt đầu của trận đó sẽ được cập nhật bằng thời điểm hiện tại
- Toàn bộ các trận sau trên sân đó cũng được cập nhật thời gian dự kiến diễn ra
- Trận tiếp theo được chuyển sang trạng thái Chuản bị

6. Vận hành trong quá trình diễn ra giải

Hệ thống còn cung cấp tính năng rất mạnh mẽ và là trợ thủ vô dùng đắc lực cho các BTC khi vận hành giải đấu.
- Tự động tính toán thời gian dự kiến diễn ra từng trận đấu, ngay cả khi có 1 trận kết thúc muộn hơn hoặc sớm hơn dự kiến, toàn bộ các trận về sau sẽ được tính toán lại thời gian dự kiến chính xác mới, để cả BTC và các VĐV đều liên tục nắm được thời gian trận đấu của mình và tình hình thời lượng giải nói chung.
- Toàn bộ khán giả, VĐV, và BTC đều có thể xem được các trận đấu nào đang diễn ra, trận nào đã kết thúc và còn lại
- Giao diện đếm điểm và cập nhật kết quả trận đấu tiện lợi.
+ Trọng tài có thể sử dụng để đếm điểm khi bắt trận, và Lưu kết quả trận đấu lên hệ thống ngay lập tức.
+ Khi kết quả trận đấu được lưu, kết quả của bảng đấu hoặc nhánh đấu sẽ được tự dộng tính toán và cập nhật.

- Bảng đấu nào kết thúc các đội được vào vòng trong cũng sẽ được xác định tự động và cập nhật thông tin lên các nhánh đấu

7. Album ảnh

BTC có thể đăng tải hình ảnh của giải lên mục album và chia sẻ để tất cả mọi người đều có thể xem dễ dàng

8. Các thể thức và nội dung hỗ trợ

Các thể thức và nội dung hỗ trợ sẽ được đội ngũ cập nhật thường xuyên theo nhu cầu tổ chức của các giải. Hiện tại công cụ hỗ trợ các nội dung và thể thức giải sau:
- Nội dung:
+ Đơn nam
+ Đơn nữ
+ Đôi nam
+ Đôi nữ
+ Đôi nam nữ
- Thể thức thi đấu:
+ Vòng tròn tính điểm, và lấy các đội đứng đầu vào vòng loại trực tiếp
+ Loại trực tiếp

Số lượng đội hỗ trợ: Không giới hạn

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần sự hỗ trợ, các bạn có thể Liên hệ zalo BQT